De nos jours, la majeure partie de la correspondance au sein de l'entreprise se fait en ligne par le biais du courrier électronique. C'est pourquoi il est fondamental que les personnes travaillant dans le domaine des affaires apprennent à rédiger des courriers électroniques efficaces. Le format correct d'un e-mail contribue considérablement au professionnalisme et à l'efficacité de la communication. Cet article illustre les meilleures pratiques en matière de formatage des courriels, ce qui permet de créer des messages esthétiques et efficaces pour l'objectif que vous vous êtes fixé. Peu importe que vous soyez des professionnels expérimentés ou des experts du monde des affaires, savoir comment structurer correctement un e-mail est essentiel pour une communication efficace.
Formato di posta elettronica comune
Caractéristiques de l'appareil
Meilleures pratiques pour le formatage des courriels
10 exemples d'emails formels et professionnels
Quel est le format de poste électronique le plus courant ?
Le format de la pile électronique formelle est en général constitué des éléments suivants :
Riga dell'oggetto
L'objet doit être concis et refléter fidèlement le contenu de l'e-mail. Le destinataire doit comprendre l'objectif et décider s'il doit l'accepter ou non.
Saluto
Le message initial est le message qui apparaît au début de l'e-mail. Il doit être risqué et s'adresser au destinataire avec le titre et le nom appropriés (par exemple, Gentile Sig. Rossi ou Gentile Dott. Johnson).
Introduction
Dans l'introduction, vous devez donner un aperçu général de la raison pour laquelle vous avez rédigé l'e-mail. Elle doit être claire et concise pour attirer l'attention du destinataire.
Corpo
Le corps de l'e-mail contient le message principal ou les informations que l'on souhaite transmettre. Il peut être organisé et divisé en paragraphes ou en éléments pour une plus grande lisibilité. Utilisez un langage clair et concis pour communiquer vos idées de manière efficace.
Conclusion
La conclusion reprend les points principaux de l'e-mail et peut inclure d'éventuelles actions ou demandes nécessaires. Vous pouvez également exprimer votre gratitude ou votre appréciation pour le temps et la considération du destinataire.
Chiusura
L'envoi d'un courrier électronique est une méthode rapide pour conclure un message. Vous devez être professionnel et inclure votre nom complet et vos informations de contact, comme le numéro de téléphone et l'adresse électronique.
Firma
Le résumé de l'entreprise à la fin de l'e-mail comprend des informations ultérieures sur le contact et d'éventuels titres ou affiliazioni professionnels pertinents. Il s'agit d'un moyen d'accroître la notoriété et la crédibilité de l'entreprise.
Quelle est la différence entre un e-mail formel et un e-mail informel ?
La principale différence entre les email formali e informali réside dans le ton, la langue et la structure utilisés. Alors que les courriels formels sont utilisés pour la communication entre professionnels et entreprises, les courriels informels sont plus informatifs et sont utilisés par des amis, des familles ou des connaissances.
Rédaction de courriels formels
Dans la rédaction formelle d'un courrier électronique, le ton est professionnel et prudent. Le langage utilisé est formel et évite l'argot et les expressions familières. La structure suit un format spécifique, comme indiqué précédemment, avec un objet précis, un salut approprié, une introduction concise, un corps de message bien structuré, une conclusion pertinente, un conseil professionnel et une entreprise détaillée.
Rédaction d'e-mails informels
D'autre part, la rédaction informelle des courriels permet d'obtenir un ton plus détendu et informel. Le langage est familier et peut inclure de l'argot ou des expressions informelles. La structure est plus souple et peut ne pas inclure tous les éléments formels. Les courriels informels ont souvent un caractère plus personnel et peuvent commencer par un simple salut comme "Ciao" ou "Ehi", au lieu d'un salut formel.
Quel est le nombre le plus élevé d'informations à fournir dans un e-mail ?
Les courriels ne doivent pas dépasser les 70 caractéristiques totales, dont 60 sont la taille maximale optimale pour la ligne. Cela s'explique par le fait que les courriers électroniques sont visualisés sur une grande variété de dispositifs et de dimensions de l'écran, ce qui rend préférable une taille réduite pour une meilleure lisibilité.
Maintenir le format des courriels dans une fourchette de 60 à 70 caractères permet de garantir une visualisation correcte du contenu, sans qu'il ne se répande horizontalement. Cela permet également une meilleure lisibilité sur les appareils mobiles, toujours plus diffusés pour l'utilisation des courriels.
Quelles sont les meilleures pratiques pour la mise en forme des courriels ?
Pour créer des courriels professionnels et efficaces, voici quelques bonnes pratiques de formatage des courriels à suivre :
1. Utiliser un objet clair et concis
L'objet doit être d'évaluer avec précision le contenu de l'e-mail et donner au destinataire une idée de ce qu'il attend. Evitez d'utiliser des objets vagues ou génériques qui pourraient être facilement détournés.
2. Organiser le contenu de l'e-mail
Divisez l'e-mail en paragraphes ou en listes de points pour le rendre plus facile à lire et à comprendre. Utilisez des outils de mise en forme appropriés, tels que l'herbe ou le corset, pour mettre en évidence les informations importantes.
3. Utiliser une langue professionnelle
Lorsque vous envoyez un courrier électronique, il est important d'utiliser un langage professionnel et correct. Évitez d'utiliser de l'argot ou des expressions informelles et corrigez l'e-mail en cas d'éventuelles erreurs grammaticales ou orthographiques.
4. Maintenir la longueur de l'e-mail approprié
S'il est important d'envoyer toutes les informations nécessaires, il est tout aussi important que l'e-mail soit concis et direct. Évitez de rédiger des courriels longs et compliqués qui risqueraient d'effrayer le destinataire.
5. Correggere prima di inviare
Avant d'actionner la touche Invia, prenez quelques minutes pour relire l'e-mail afin de détecter d'éventuelles erreurs grammaticales ou de frappe. Un courriel bien rédigé et exempt d'erreurs témoigne d'une attention aux détails et d'un professionnalisme.
6. Prêter attention au ton et au langage
Un courriel peut parfois être perçu différemment de la manière dont il a été conçu. Prêtez attention au ton et utilisez un langage et une formulation appropriés pour garantir que le message est clair et pertinent.
7. Utiliser une entreprise de courrier électronique professionnelle
Inclure un entreprise de courrier électronique professionnelle à la fin de l'e-mail. Celle-ci doit inclure votre nom complet, votre poste de travail, le nom de l'entreprise et les informations de contact telles que le numéro de téléphone et l'adresse électronique. Ces informations renforcent la crédibilité et facilitent les contacts avec le destinataire.
8. Utiliser un formatage correct
Utilisez une police et une taille de caractère professionnelles pour votre e-mail. Utilisez une police standard comme Arial, Times New Roman ou Calibri et une taille de caractère de 10 ou 12. Evitez d'utiliser des couleurs trop vives, comme l'herbe ou le corsage, ou des polices trop élaborées qui pourraient rendre votre e-mail trop professionnel.
9. Usa saluti e chiusure appropriate
Commencez l'e-mail par un salut professionnel tel que "Gentile [nom du destinataire]" ou "Buongiorno [nom du destinataire]" et concluez-le par une phrase courte telle que "Cordiali saluti" ou "Cordiali saluti". Cela donne le ton à une conversation professionnelle et risquée.
10. Tenir compte de la mise en page de l'e-mail
Veillez à ce que votre courrier électronique soit visuellement attrayant et facile à lire. Utilisez l'espace nécessaire entre les paragraphes et évaluez la possibilité d'utiliser des listes de points ou de chiffres pour une plus grande clarté. Évitez de rédiger de longs blocs de texte qui risqueraient d'être dispersés par le destinataire.
11. Utilizza un indirizzo email verificato o un indirizzo email aziendale
Utilisez une adresse électronique vérifiée ou une adresse électronique professionnelle pour envoyer des courriels à des professionnels. Evitez d'utiliser des adresses électroniques personnelles ou des adresses électroniques avec des noms d'utilisateurs non professionnels. L'utilisation d'une adresse électronique professionnelle renforce la crédibilité et le professionnalisme de votre communication.
Quelle est la différence entre le format HTML et le format normal d'un e-mail ?
Formato email in testo normale
Le format de test normal est la forme la plus élémentaire de communication par courrier électronique. Il se compose d'un texte simple et non formaté, dépourvu d'éléments visibles. Lorsque vous envoyez un courrier électronique au format normal, il s'agit essentiellement d'un message simple qui peut être envoyé par n'importe quel client ou dispositif de courrier électronique. Ce format est idéal pour l'envoi de messages qui n'ont pas besoin de formats spéciaux ou d'améliorations visuelles, tels que des annonces testuelles simples, des promotions ou des alertes rapides.
Formato e-mail di testo HTML
Par ailleurs, il est possible d'ajouter de nombreux types de formatage et de composants visuels aux courriers électroniques en utilisant le format HTML. Le langage standard utilisé pour créer des pages web est appelé HTML, ou HyperText Markup Language. Il est possible d'inclure dans le format HTML des fonctions de formatage telles que des lignes de texte, des lignes de texte numériques, des intersections, des paragraphes et des textes en anglais ou en français. Il est également possible d'inclure des tableaux, des vidéos, des liens hypertextes et des images dans les courriels. . Si vous souhaitez générer des courriels esthétiquement attrayants et attrayants, comme des lettres d'information, des campagnes de marketing ou des annonces de produits, vous utiliserez tout particulièrement ce format.
10 exemples d'emails formels et professionnels par type d'email
1. Email d'avertissement :
Objet : Remerciements pour la rencontre
Gentile [nome del destinatario],
Je voudrais profiter de l'occasion pour exprimer ma gratitude pour l'opportunité qui m'a été donnée de vous rencontrer aujourd'hui. J'ai eu beaucoup de plaisir à discuter de [sujet de la rencontre] et à m'intéresser à vos compétences. J'apprécie sincèrement le temps que vous m'avez consacré et les précieuses informations que vous m'avez fournies.
Si des actions ultérieures ou un suivi s'avèrent nécessaires, n'hésitez pas à nous contacter. Nous espérons pouvoir collaborer avec vous à l'avenir.
Distinti saluti,
[Il tuo nome]
2. Lettre de présentation :
Objet : Candidature pour [Titre de la fonction].
Gentile responsabile delle assunzioni,
Par la présente, je souhaite exprimer mon intérêt pour [Titre du poste] à [Nom de l'entreprise]. Avec [nombre d'années] d'expérience dans [domaine concerné], je suis certain que mes compétences et mes qualifications correspondent parfaitement aux exigences de ce poste.
Dans mon précédent poste au sein de [Azienda precedente], j'ai terminé avec succès [indiquer un résultat ou une responsabilité pertinente]. Cette expérience m'a permis d'acquérir [indiquer les compétences ou les caractéristiques essentielles] qui, selon moi, contribueront de manière significative à la réussite de [Nom de l'entreprise].
Vous trouverez ci-dessous mon curriculum vitae pour une évaluation de votre part. Je suis prêt à discuter de la manière dont mes compétences et mon expérience peuvent être utiles à [Nom de l'entreprise]. Merci d'avoir pris en considération ma candidature. Resto in attesa di ulteriori approfondimenti sulle mie qualifiche.
Sincèrement,
[Il tuo nome]
3. Richiesta di riunione :
Oggetto : Demande de rencontre
Gentile [nome del destinatario],
Nous espérons que cet e-mail vous parviendra dans de bonnes conditions. Je souhaite vous proposer une rencontre pour discuter de [l'objet de la rencontre]. Sur la base de mes recherches et de votre expérience dans ce domaine, je pense qu'une rencontre avec elle serait extrêmement utile.
Sono disponibile [indicare data/e e orario/i specifici/e] per l'incontro. Nous vous demandons de nous indiquer si l'une ou l'autre de ces options vous convient. Dans le cas contraire, nous vous suggérons une donnée et un scénario alternatifs qui vous conviennent.
Attendo con ansia il vostro riscontro positivo e l'opportunità di incontrarvi.
Distinti saluti,
[Il tuo nome]
4. Lettera formale di apprezzamento :
Objet : Merci pour votre soutien
[Nome del destinatario],
J'ai écrit cette lettre pour vous exprimer ma plus profonde gratitude pour votre soutien et votre assistance au cours de [événement ou projet spécifique]. Votre dévouement, votre compétence et votre engagement en faveur de l'excellence ont été déterminants pour le succès de l'initiative.
Vorrei ringraziare e lodare in modo particolare [menzionare azioni o contributi specifici]. Vos compétences et votre professionnalisme exceptionnels ont eu un impact significatif et sont notés par l'équipe interne.
Je suis heureux d'avoir l'occasion de travailler avec une personne de votre calibre et j'admire votre capacité à obtenir des résultats exceptionnels. Votre engagement positif et votre volonté de dépasser toutes les limites ont toujours été des sources d'inspiration.
Merci encore une fois pour vos précieuses contributions. Nous n'avons pas l'intention de collaborer avec vous dans des projets futurs.
Avec une sincère gratitude,
[Il tuo nome]
5. Email de promotion :
Oggetto : Promemoria : [Evento/Scadenza imminente]
Gentile [nome del destinatario],
Nous espérons que cet e-mail vous conviendra. Je me permets de vous adresser un message d'amitié sur l'[événement/scandale imminent(e)] qui est en train de se dérouler rapidement.
Comme discuté précédemment, [donner des détails sur l'événement ou sur la compétition]. Il est important de rester vigilant et de s'assurer que tous les préparatifs nécessaires ont été effectués avant l'événement.
J'ai l'intention d'examiner rapidement les documents allégués et de mener à bien d'éventuelles activités ou actions dans le cadre de [scadenza]. Pour toute question ou assistance supplémentaire, n'hésitez pas à nous contacter.
Merci pour l'attention que vous avez accordée à cette question. Votre disponibilité contribuera grandement au succès de [événement/projet].
Distinti saluti,
[Il tuo nome]
6. Lettera di scuse :
Oggetto : Scuse per l'inconveniente causato
[Nome del destinatario],
Scrivo questa lettera per scusarmi sinceramente per l'inconveniente causato da [incidente/evento specifico]. Je suis conscient que cette situation a causé des désagréments et des frustrations et j'assume la pleine responsabilité de la supervision.
Je vous remercie sincèrement pour tout inconvénient ou impact négatif que ce problème pourrait avoir causé à vous ou à votre équipe. Nous vous informons que nous travaillons activement pour résoudre la situation et empêcher qu'elle ne se reproduise à l'avenir.
Je vous assure que nous prenons la question très au sérieux et que nous avons mis en œuvre des mesures pour faire face à la cause principale. Nous menons une enquête approfondie pour comprendre ce qui s'est passé et nous nous efforçons d'apporter les améliorations nécessaires pour éviter que des incidents similaires ne se reproduisent.
Nous sommes conscients que les actions contiennent davantage de paroles et nous tenons à vous assurer que nous nous engageons à reconnaître votre confiance et à vous offrir le niveau de service élevé que vous attendez de nous. Nous apprécions votre confiance et nous apprécions votre patience et votre compréhension à ce moment précis.
S'il y a autre chose que nous pouvons faire pour résoudre la situation ou vous assister de quelque manière que ce soit, vous n'êtes pas obligé de nous contacter directement. Nous sommes là pour comprendre vos préoccupations et garantir qu'elles seront traitées rapidement et efficacement.
J'ai l'intention d'accepter une nouvelle fois mes plus sincères excuses pour tout inconvénient rencontré. Je m'engage à faire tout ce qui est en mon pouvoir pour résoudre ce problème et j'espère pouvoir vous offrir un meilleur service à l'avenir.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
7. Envoyer un courriel de retour d'information :
Oggetto : Demande de retour d'information sur [Produit/Service].
Gentile [Cliente/Nome del cliente],
Nous espérons que cet e-mail vous conviendra. Nous vous écrivons pour vous donner rapidement un retour d'information sur votre expérience récente avec notre [produit/service]. Nous apprécions beaucoup votre opinion et croyons que votre contribution nous aidera à améliorer et à offrir une expérience encore meilleure à nos clients.
Votre retour d'information est essentiel pour nous, car il nous permet de savoir ce que nous faisons de bien et où nous pouvons apporter des améliorations. Nous nous efforçons constamment de dépasser les attentes de nos clients et votre retour d'information sincère nous guidera dans la réalisation de cet objectif.
Pour vous faciliter la tâche, j'ai préparé un bref sondage qui ne prendra que quelques minutes. Le sondage consiste en [nombre de questions] et couvre divers aspects de votre expérience avec notre [produit/service]. Vos réponses seront anonymes et utilisées exclusivement à des fins internes pour améliorer notre offre.
Remplissez le questionnaire ci-joint dans cet e-mail. Nous vous demandons de bien vouloir le remplir dans [scadenza], afin de pouvoir recueillir vos suggestions et d'adopter les mesures appropriées en fonction de votre retour d'information.
Votre temps et vos commentaires sont très appréciés et votre avis nous intéresse au plus haut point. En témoignage de notre gratitude, chaque participant ayant répondu au sondage participera à une séance afin d'avoir la possibilité de recevoir un [incentivo] en guise de remerciement pour sa participation.
En cas de questions ou de problèmes lors de la compilation du sondage, n'hésitez pas à nous contacter directement. Nous sommes là pour vous aider de toutes les manières possibles et vous garantir une expérience de sondage sans faille.
Nous vous remercions encore une fois pour votre soutien constant et pour avoir consacré du temps à nous faire part de vos commentaires. Nous n'avons pas l'intention de prendre connaissance de vos remarques et d'utiliser vos suggestions pour améliorer notre [produit/service].
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
8. Formato della posta per congedo per malattia :
Oggetto : Demande d'indemnisation pour maltraitance
Gentile [nome del supervisore/responsabile],
J'espère que cet e-mail vous convient. Je vous écris pour vous informer que je ne me sens pas bien et que je ne pourrai pas venir au travail dans les prochains jours. J'ai consulté un médecin qui m'a conseillé de me laisser un peu de temps libre pour me rétablir.
Je m'inquiète de tout inconvénient pouvant découler de mon travail et je m'engage à ce que d'éventuelles obligations ou charges en suspens soient déléguées ou complétées avant que mon travail ne soit effectué. J'ai déjà informé mes collègues, qui sont au courant de la situation.
Je vous fournirai toutes les informations nécessaires concernant ma santé et ma disponibilité pendant mon séjour. Pour toute question urgente nécessitant mon attention, n'hésitez pas à me contacter par courrier électronique ou par téléphone : je me ferai un plaisir de vous aider à distance.
Comprendre l'importance de mon rôle et de mes responsabilités à l'intérieur de l'équipe et s'assurer que je me rende bien et que je me mette au travail le plus tôt possible. Mi impegnerò a ridurre al minimo qualsiasi disagio causato dalla mia assenza.
Si vous le souhaitez, nous vous demandons de nous indiquer s'il existe des procédures ou des documents spécifiques à remplir pour la demande d'indemnisation pour maltraitance. Nous sommes prêts à répondre à toute demande.
Merci pour votre compréhension et votre soutien dans cette période. J'apprécie votre considération et je n'ai pas l'intention de me mettre rapidement au travail.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
9. Demande de renseignements :
Oggetto : Demande de révision de l'allocation
Gentile [nome del supervisore/responsabile],
Spero che questa email ti trovi bene. Je vous écris pour discuter de la possibilité d'une révision salariale pour mon poste à [Nom de l'entreprise].
Au cours des dernières [périodes de temps], j'ai toujours fait preuve d'un niveau de performance élevé et j'ai contribué avec succès à la croissance et au succès de l'entreprise. J'ai assumé de nouvelles responsabilités, j'ai largement dépassé mes objectifs et j'ai reçu des commentaires positifs de la part de mes clients et de mes collègues.
En base al mio contributo e alle attuali condizioni di mercato, ritengo che una revisione salariale sia giustificata. J'ai effectué des recherches approfondies sur les normes du secteur et j'ai constaté que mon salaire actuel est inférieur à la rémunération moyenne pour des postes similaires.
Je souhaiterais avoir un entretien avec vous pour discuter plus avant de cette question et vous fournir des documents à l'appui, tels que des évaluations des prestations et des données salariales de l'établissement. Je suis convaincu que mes résultats et mon dévouement à l'entreprise sont des motifs valables pour une augmentation de salaire.
Je suis conscient que l'entreprise peut avoir des déficits budgétaires et je suis prêt à évaluer des options rétributives alternatives, telles que des primes basées sur les prestations ou des avantages supplémentaires. Mon objectif principal est de veiller à ce que mon salaire reflète la valeur que j'applique à l'organisation.
J'apprécie beaucoup le temps que vous avez consacré et la considération que vous avez accordée à ma demande. Je pense qu'un salaire égal et compétitif n'est pas seulement une récompense pour mes compétences et ma contribution, mais aussi un investissement dans ma motivation continue et dans mon engagement envers l'entreprise.
Je vous prie de bien vouloir me trouver un lieu qui me convienne pour m'entretenir avec vous de cette question. J'attends avec impatience l'occasion de présenter mon cas et de discuter des solutions possibles.
Merci pour l'attention que vous avez accordée à cette question.
Sincèrement,
[Il tuo nome]
10. Email du client informé sur le projet :
Oggetto : Aggiornamento del progetto - [Nome del progetto] (en anglais)
Gentile [nom du client],
Nous espérons que cet e-mail vous conviendra. Nous souhaitons vous informer de l'état d'avancement de notre projet, [Nom du projet], et vous faire part des derniers développements.
D'ores et déjà, je tiens à vous exprimer ma gratitude pour votre soutien constant et votre collaboration tout au long du projet. Votre contribution et votre retour d'information sont essentiels pour garantir que la solution proposée réponde à vos besoins spécifiques.
Jusqu'à présent, nous avons terminé avec succès [jalon/étape] du projet. Ce jalon a donné lieu à [brève description des activités réalisées]. Nous sommes heureux de vous informer que tous les résultats attendus ont été obtenus dans les délais et le budget convenus.
À l'avenir, notre équipe se concentrera sur [l'étape suivante]. Cette phase comprendra [brève description des activités futures]. Nous avons analysé attentivement la température et alloué les ressources pour garantir une utilisation fluide et efficace.
Pendant toute la durée du projet, nous avons surveillé attentivement les indicateurs de performance (KPI) afin de garantir le succès des projets et la réalisation de tous les objectifs. Notre équipe a suivi attentivement les progrès accomplis et a réagi rapidement à toutes les difficultés rencontrées.
Nous comprenons l'importance d'une communication efficace et de la transparence et nous nous efforçons de proposer des améliorations régulières. Nous continuerons à vous tenir informés des éventuels développements et progrès significatifs.
Pour toute question, doute ou demande supplémentaire, n'hésitez pas à nous contacter. Nous apprécions votre retour d'information et souhaitons vous assurer que nous répondons à vos attentes.
Merci encore une fois pour votre collaboration continue et votre confiance dans notre équipe. Nous sommes certains que nous mènerons à bien ce projet et que nous obtiendrons les résultats escomptés.
Nous n'avons pas l'intention de reprendre notre prochain dossier et de vous fournir rapidement une autre information. En outre, pour toute question ou information supplémentaire, n'hésitez pas à nous contacter.
Merci pour l'attention que vous avez accordée à cette question.
Sincèrement,
[Il tuo nome]
Voulez-vous utiliser le format d'e-mail le plus courant pour les lettres commerciales ?
Il est donc conseillé d'utiliser le format d'email commun pour les lettres commerciales afin de créer des emails professionnels et efficaces. Le format d'email commun comprend un objet, un message, le corps de l'email, une adresse et une entreprise. Ce format aide à structurer l'e-mail et à le rendre plus facile à lire et à comprendre pour le destinataire. Cela prouve également que vous avez pris le temps de formater correctement l'e-mail, ce qui contribue à votre professionnalisme. En suivant le format d'email commun, vous pouvez garantir que vos emails sont clairs, concis et professionnels, laissant une impression positive à vos destinataires.
Conclusion
Il est donc essentiel de formater les courriels de manière professionnelle pour créer une impression positive et une communication efficace. En suivant les conseils décrits dans cet article du blog, vous pourrez vous assurer que vos e-mails sont clairs, concis et visuellement attrayants. Il convient de prêter attention à l'objet, aux salutations, au corps de l'e-mail, à la rédaction et à l'entreprise. Utilisez un format correct, des messages et des adresses appropriés, ainsi qu'une adresse électronique vérifiée ou une adresse électronique interne. En suivant ces bonnes pratiques, vous pourrez créer des e-mails professionnels qui reflètent votre compétence et votre professionnalisme.
Considérations finales
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