La signature des courriels est importante pour les entreprises afin de garantir le professionnalisme, la qualité de la marque et les informations sur les contacts. Dans Office 365, l'obligation d'apposer une signature sur les courriers électroniques peut s'avérer très difficile, si vous n'êtes pas d'accord avec le règlement. Avec une bonne connaissance, c'est pourtant très facile et cela se fait en quelques minutes. Dans cet article, nous vous expliquons comment procéder pour obtenir une signature dans Office 365, afin que vos courriers électroniques soient professionnels et fassent bonne impression auprès de vos employeurs.
Qu'est-ce qu'Office 365 ?
Office 365 est un service d'abonnement de Microsoft basé sur le nuage, qui permet aux utilisateurs d'accéder à une série d'outils de production tels que Word, Excel, PowerPoint et Outlook. Il s'agit d'une solution complète pour les entreprises qui souhaitent optimiser leurs processus de travail, tout en disposant de tous les outils nécessaires sur place.
L'un des avantages d'Office 365 réside dans le fait que les utilisateurs peuvent accéder à l'ensemble de leurs données et de leurs applications s'ils sont reliés à Internet. Cette flexibilité est particulièrement utile pour les entreprises qui emploient des travailleurs à distance ou des équipes, qui doivent se conformer à des normes différentes.
Vous pouvez ainsi obtenir, point par point, une signature dans Office 365.
Vous trouverez ici une notice explicative détaillée, qui vous guidera dans votre choix :
Étape 1 : Ouvrez Outlook et cliquez sur "Nouveau message".
Étape 2 : Cliquez sur "Signature" dans le nouveau dossier de courrier électronique dans la liste des symboles.
Étape 3 : Sélectionnez "Signatures" dans le menu déroulant.
Étape 4 : Cliquez sur "Neu", afin d' afficher une nouvelle signature.
Étape 5 : Choisissez un nom pour votre signature et cliquez sur "OK".
Étape 6 : Dans l'annexe "Traitement de la signature", ajoutez le texte qui doit figurer dans votre signature. Vous pouvez indiquer votre nom, votre numéro d'identification professionnelle, vos informations de contact et tous les autres détails pertinents.
Partie 7 : Vous pouvez également formater le texte , en indiquant l'écriture , la taille et la couleur de la signature ändern.
Étape 8 : Si vous souhaitez ajouter un dessin ou un logo à votre signature, cliquez sur le symbole "Dessin" et affichez le dessin souhaité.
9ème partie : Si vous êtes satisfait de l'inscription de votre signature, vous pouvez utiliser le compte de courrier électronique avec lequel vous pouvez l'utiliser dans le cadre de l'inscription de la signature normalisée.
Étape 10 : Cliquez sur "OK", afin de spécifier votre signature et de l'utiliser dans vos courriers électroniques.
Vous avez obtenu une signature pour vos courriers électroniques Office 365. Grâce à ces informations, vous pouvez faire passer votre signature à votre marque et demander à vos employés les données de contact nécessaires.
Comment puis-je obtenir une signature pour Office 365 ?
Vous pouvez ainsi créer une signature pour Office 365.
Étape 1 : Ouvrir Outlook
Ouvrez Outlook. Cliquez ensuite sur "Nouveau message".
Deuxième partie : Aller aux options de signature
Cliquez sur l'option "Signature" dans la partie supérieure de la liste de navigation.
Troisième étape : Créer une nouvelle signature
Sélectionnez l'option "Signatures" dans le menu déroulant "Signature".
Partie 4 : Faites votre signature à l'intérieur
Cliquez sur "Nouveau" pour créer une nouvelle signature. Vous pouvez saisir votre nom, votre nom professionnel, votre nom d'entreprise, vos données de contact, vos liens vers les médias sociaux et même le logo de votre entreprise. Vous pouvez demander à ce que la forme et la taille de votre profil de marque soient prises en compte.
Cinquième étape : Choisir la signature de la norme
Si vous avez obtenu votre signature par courrier électronique, vous pouvez utiliser le compte de courrier électronique pour lequel vous souhaitez utiliser votre signature. Vous pouvez également indiquer si votre signature doit être renforcée par de nouveaux courriels, des réponses ou des commentaires. Sélectionnez la signature de votre norme et cliquez sur "OK" pour spécifier vos modifications.
Apprenez ces quelques notions simples et créez votre signature professionnelle, qui représente votre marque et vous permet de gagner en notoriété.
Puis-je créer un logo pour ma signature dans Office 365 ?
Oui, vous pouvez créer un logo pour votre signature dans Office 365. Cela vous aidera à améliorer l'image de votre marque et à donner à vos courriels un aspect professionnel. C'est ainsi qu'il faut procéder :
Ouvrez d'abord votre compte Outlook et naviguez jusqu'à l'onglet "Données". Cliquez sur "Options", puis sur "Courrier". Cliquez sur "Signatures" dans l'onglet "Messages reçus".
Dans l'onglet "Signatures et papier à lettres", apposez votre signature si vous souhaitez créer un logo, ou créez-en un nouveau en cliquant sur "Neu". Cliquez ensuite sur le symbole "Bild" et affichez le logo souhaité. Vous pouvez modifier la taille et la position du logo dans la signature en modifiant la taille et la position.
Si vous êtes satisfait, cliquez sur "OK", afin de préciser vos modifications. Votre logo de signature apparaîtra désormais dans tous les nouveaux courriels que vous recevrez. Notez que les images de certains clients de messagerie ne s'affichent pas de manière standard. Dans ce cas, nous vous conseillons d'utiliser un texte alternatif pour votre logo, si celui-ci n'est pas tout à fait conforme.
En ajoutant un logo à votre signature dans Office 365, vous donnez à votre marque une image professionnelle et attrayante. Cette configuration simple permet d'améliorer considérablement la reconnaissance de vos courriels par les employés.
La suppression des erreurs en cas de problèmes fréquents
Si vous rencontrez des problèmes lors de l'installation ou du traitement de votre signature dans Office 365, vous trouverez ici quelques problèmes importants et des solutions :
- Signatur wird nicht angezeigt : Wenn Ihre Signatur in Ihren E-Mails nicht n'est pas visible vous êtes sûr d'avoir créé le bon compte de messagerie et d'avoir obtenu votre signature comme norme pour les nouveaux courriers électroniques, les réponses ou les commentaires.
- Problèmes de formatage : Si la mise en page de votre signature est plus complexe que ce qui est indiqué, vérifiez les inscriptions de la lettre et de la taille, afin de vous assurer qu'elles correspondent aux lignes directrices de votre marque. Vérifiez également si les images et les logos sont les plus appropriés. taille et l'agencement adéquats.
- Signatur wird nicht gespeichert : Si votre signature n'a pas été apposée, demandez à votre interlocuteur s'il a choisi le meilleur compte de courrier électronique et s'il a cliqué sur "OK", afin que les modifications soient prises en compte. Vous pouvez également demander à ce qu'une nouvelle signature soit apposée, afin de vérifier que le problème n'a pas été résolu.
Avec ces éléments de réponse aux problèmes, vous êtes sûr que votre signature dans Office 365 est professionnelle et que votre marque est bien représentée. Adressez-vous à l'équipe d'assistance de Microsoft. Vous y trouverez des informations complémentaires et des solutions à vos problèmes.
Est-il possible de faire signer tous les courriers électroniques dans Office 365 ?
En effet, il est possible de faire signer tous les courriers électroniques dans Office 365.
Étape 1 : Ouvrez Outlook dans Office 365 et cliquez sur le symbole de la croix de direction dans le coin supérieur droit, afin d'afficher vos paramètres.
Étape 2 : Sélectionnez dans le menu déroulant "Afficher toutes les configurations Outlook".
Troisième étape : Cliquez dans le menu en lien sur "Verfassen und Antworten" et cliquez sur "E-Mail-Signatur".
Étape 4 : Sélectionnez le compte de courrier électronique dans lequel vous souhaitez obtenir une signature, puis cliquez sur le bouton "Nouveau" pour obtenir une nouvelle signature.
Étape 5 : Saisissez le texte de signature souhaité, y compris toutes les informations de contact ou les éléments de marque que vous souhaitez ajouter.
Étape 6 : Pour que votre signature soit un logo ou un dessin, cliquez sur le symbole "Dessin" et placez votre logo en haut. Faites passer la taille et l'épaisseur de l'image par la case départ.
Étape 7 : Cliquez ensuite sur "OK" pour confirmer vos modifications. Votre signature apparaît automatiquement dans tous les nouveaux courriels que vous recevez de ce compte.
Étape 8 : Si vous souhaitez que tous vos contacts de messagerie Office 365 utilisent la signature électronique, remplissez les champs ci-dessus pour chaque compte. Vous pouvez également utiliser votre signature comme norme pour les nouveaux courriers électroniques, les réponses et les commentaires, afin d'améliorer la qualité de votre communication globale.
Abschluss
L'ajout d'une signature à vos courriers électroniques Office 365 est une solution simple et efficace pour renforcer votre image de marque et améliorer la qualité de votre communication. Grâce à ces textes simples, vous obtiendrez rapidement une signature professionnelle et complète, qui reflète votre marque et vos informations de contact. Si vous rencontrez des problèmes, n'essayez pas de les résoudre ou de vous adresser au service d'assistance de Microsoft. En apposant un signe distinctif, vous donnez à vos clients et à vos interlocuteurs une impression positive.
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GB
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