À l'ère du numérique, il suffit de quelques clics pour signer et envoyer des documents essentiels. DocuSign est un outil populaire qui a révolutionné la façon dont nous gérons la paperasserie. Que vous soyez un professionnel, un entrepreneur ou que vous ayez besoin de signer des documents électroniquement, l'apprentissage de DocuSign vous fera gagner du temps et vous évitera bien des tracas. Ce didacticiel convivial vous guidera pour vous permettre de gérer vos documents importants en toute confiance et sans effort.
Qu'est-ce que DocuSign ?
DocuSign est un logiciel de signature électronique qui permet aux utilisateurs de signer, d'envoyer et de gérer des documents par voie électronique. Il élimine la nécessité d'imprimer, de numériser et d'envoyer physiquement les documents, ce qui en fait une solution pratique et qui fait gagner du temps aux entreprises comme aux particuliers.
Avec DocuSign, vous pouvez signer électroniquement des documents, demander des signatures à d'autres personnes et suivre l'évolution de vos documents en temps réel. Il s'agit d'un moyen sûr et juridiquement contraignant de traiter des documents importants, en garantissant la sécurité et la protection de vos documents tout au long du processus.
Comment utiliser DocuSign
Lorsqu'il s'agit d'utiliser DocuSign, il est essentiel de comprendre le processus de signature. DocuSign offre un moyen sûr et pratique de signer des documents par voie électronique, éliminant ainsi le besoin de signatures physiques ou d'impression et de numérisation des documents.
Étape 1 : Créer un compte
La première étape pour commencer à utiliser DocuSign est de créer un compte. Visitez le site Web de DocuSign et cliquez sur "S'inscrire". Saisissez votre adresse électronique et créez un mot de passe. Une fois cette étape franchie, vous aurez accès à votre compte DocuSign.
Étape 2 : Télécharger votre document
Après vous être connecté à votre compte DocuSign, vous accéderez à la page d'accueil. Pour commencer à utiliser DocuSign, téléchargez le document que vous souhaitez signer ou envoyer. Cliquez sur "Nouveau", puis choisissez "Envoyer un document" ou "Signer un document" en fonction de vos besoins. Vous pouvez télécharger un document à partir de votre ordinateur ou d'un espace de stockage dans le nuage, ou choisir parmi les modèles déjà disponibles dans DocuSign.
Étape 3 : Ajouter des destinataires et des champs de signature
Ensuite, vous devez ajouter des destinataires à votre document. Saisissez les adresses électroniques des personnes qui doivent signer le document. Vous pouvez également spécifier l'ordre dans lequel les destinataires doivent signer. Une fois les destinataires ajoutés, il vous suffit de faire glisser les champs de signature sur le document à l'endroit où ils doivent signer. DocuSign propose des champs personnalisables tels que la signature, les initiales, la date et les champs de texte pour répondre aux exigences de votre document.
Étape 4 : Personnalisation du message et des options de l'e-mail
Avant d'envoyer le document, vous pouvez personnaliser le message électronique qui sera envoyé aux destinataires. Vous pouvez également sélectionner des options supplémentaires telles que l'établissement de rappels de signature, l'autorisation de délégation à d'autres personnes et l'ajout d'une date d'expiration. Pour accéder aux options, cliquez sur le bouton "Plus" dans le coin supérieur droit.
Étape 5 : Envoyer ou signer le document
Une fois que vous avez personnalisé le message électronique et les options, vous êtes prêt à envoyer ou à signer le document. Pour envoyer le document, cliquez sur "Envoyer" en tant qu'expéditeur. Les destinataires recevront un courriel contenant un lien leur permettant d'accéder au document et de le signer électroniquement. En tant que destinataire, ouvrez l'e-mail et cliquez sur le lien pour signer le document. Vous pouvez signer le document à l'aide de votre souris, de votre écran tactile ou en téléchargeant une copie numérisée de votre signature.
Étape 6 : Suivre et gérer le document
Une fois le document envoyé ou signé, vous pouvez suivre sa progression et le gérer à partir de votre compte DocuSign. Vous pourrez voir qui a signé le document, quand il l'a fait et s'il y a des signatures en attente. Vous pouvez également envoyer des rappels aux destinataires qui n'ont pas encore signé et télécharger une copie du document signé pour vos archives.
Options de révision et de prévisualisation
Avant d'envoyer ou de signer le document, il est important d'examiner et de prévisualiser les options d'édition disponibles. DocuSign vous permet d'apporter des modifications au document si nécessaire avant qu'il ne soit finalisé.
Pour revoir et prévisualiser les options d'édition, vous pouvez cliquer sur le bouton "Revoir et éditer" situé dans le coin supérieur droit de l'écran. Un menu s'ouvre alors, dans lequel vous pouvez choisir de modifier le document, d'ajouter des champs ou des destinataires supplémentaires, de changer l'ordre de signature ou d'apporter toute autre modification nécessaire.
Lorsque vous modifiez le document, vous pouvez utiliser les différents outils d'édition fournis par DocuSign. Ces outils vous permettent d'ajouter du texte, des images, des coches ou d'autres annotations au document. Vous pouvez également redimensionner ou repositionner les champs de signature, les cases d'initiales ou d'autres champs selon vos besoins.
Une fois que vous avez effectué toutes les modifications nécessaires, vous pouvez prévisualiser le document pour vous assurer que tout est correct. L'option de prévisualisation vous permet de visualiser le document tel que les destinataires le verront. Il s'agit d'une étape cruciale pour s'assurer que le document apparaît exactement comme prévu et que tous les champs et toutes les informations se trouvent au bon endroit.
Si vous devez apporter d'autres modifications, vous pouvez revenir aux options d'édition et effectuer les modifications nécessaires. Lorsque vous êtes satisfait du document, vous pouvez l'envoyer ou le signer comme indiqué à l'étape 5.
Comment puis-je personnaliser le champ de signature sur DocuSign ?
DocuSign offre une variété d'options pour personnaliser le champ selon vos besoins. En personnalisant le champ de signature, vous pouvez vous assurer qu'il correspond à votre marque et qu'il améliore l'expérience globale de l'utilisateur. Voici les étapes à suivre pour personnaliser le champ de signature sur DocuSign :
- Connectez-vous à votre compte DocuSign : Rendez-vous sur le site Web de DocuSign et connectez-vous à l'aide des informations d'identification de votre compte.
- Sélectionnez le document : Choisissez le document auquel vous souhaitez ajouter un champ de signature personnalisé. Pour télécharger le document, cliquez sur le bouton "Télécharger" si ce n'est pas encore fait.
- Accédez au champ de signature : Sélectionnez le document, puis cliquez sur le bouton "Signer" en haut de la page. Les options du champ de signature s'ouvrent alors.
- Personnaliser le champ de signature : Dans les options du champ de signature, vous pouvez choisir parmi plusieurs options de personnalisation. Voici quelques options clés que vous pouvez modifier :
- A) Style de signature : Sélectionnez le type de signature que vous souhaitez utiliser. DocuSign propose trois options : dessiner, taper ou télécharger. Vous pouvez choisir l'option qui vous convient le mieux.
- B) Police de signature: Personnalisez le style et la taille de la police de votre signature.
- C) Couleur de la signature : choisissez la couleur de l'encre de la signature en fonction de votre marque ou de vos préférences personnelles.
- D) Placement de la signature : Glisser-déposer le champ de la signature à l'endroit souhaité dans le document.
- Sauvegarder et appliquer les modifications : Personnalisez le champ de signature comme vous le souhaitez, puis enregistrez les modifications en cliquant sur "Enregistrer" ou "Appliquer les modifications".
- Prévisualiser le champ de signature : Avant de finaliser le document, il est important de prévisualiser la façon dont le champ de signature apparaîtra aux destinataires. Cela permettra de s'assurer que la personnalisation est appliquée correctement et que le champ de signature est conforme à votre image de marque.
- Effectuez d'autres ajustements si nécessaire : Pour ajuster davantage le champ de signature, revenez sur les options de personnalisation et modifiez-les si nécessaire. Prenez le temps de vous assurer que le champ de signature est exactement comme vous le souhaitez avant de continuer.
- Envoyez ou signez le document : Une fois que vous avez personnalisé le champ de signature, vous pouvez envoyer le document aux destinataires ou le signer vous-même. DocuSign propose des options d'envoi du document par courrier électronique ou par d'autres méthodes, selon vos préférences.
Conclusion
En conclusion, DocuSign a changé la donne dans notre ère numérique, en transformant la façon dont nous traitons les documents. Sa plateforme conviviale rationalise le processus de signature, en éliminant le besoin d'imprimer, de numériser et d'envoyer des documents par la poste. Avec DocuSign, vous pouvez gérer vos documents en toute confiance, depuis l'ajout de destinataires et de champs de signature jusqu'à la personnalisation des messages et au suivi de la progression. La possibilité de réviser, d'éditer et de personnaliser les champs de signature ajoute une couche de personnalisation. Adoptez DocuSign pour simplifier votre paperasserie, gagner du temps et assurer une gestion sécurisée et efficace des documents pour tous vos besoins professionnels et personnels.
Réflexions finales
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Sources
- https://www.docusign.com/esignature/document-signing-software
- https://www.rocketlawyer.com/business-and-contracts/business-operations/contract-management/legal-guide/are-digital-signatures-legally-binding
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