Comment signer un document envoyé par courriel : Guide étape par étape
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Comment signer un document envoyé par courriel : Guide étape par étape

 

À l'ère du numérique, les professionnels et les étudiants signent fréquemment des documents qui leur sont envoyés par courrier électronique. Cependant, de nombreuses personnes éprouvent encore des difficultés avec cette procédure et se posent des questions telles que "Qu'est-ce qu'une signature électronique ?Qu'est-ce qu'une signature électronique?" et "Comment puis-je m'assurer que ma signature est légale ?" Ce guide détaillé vise à donner une vue d'ensemble de la procédure, y compris les nombreux types de signatures électroniques, la manière de les produire et de les inclure dans un document, ainsi que les meilleures pratiques pour garantir la légitimité de votre signature. Ces conseils vous aideront donc à signer des documents en toute confiance, que vous les remettiez à vos collègues ou à vos professeurs.

Pourquoi est-il important de savoir comment signer les documents envoyés par courrier électronique ?

Le courrier électronique est devenu la principale forme de communication à des fins professionnelles et académiques dans le monde rapide d'aujourd'hui. Une signature est souvent requise pour la validité de nombreux documents cruciaux, notamment les contrats, les accords et les devoirs, qui sont souvent communiqués par courrier électronique. Comprendre comment signer un document envoyé par courrier électronique permet non seulement d'économiser du temps et du travail, mais aussi de garantir la validité et l'authenticité du document.

En outre, l'utilisation de signatures électroniques rend le processus plus économique et plus respectueux de l'environnement. respectueux de l'environnement en éliminant la nécessité d'imprimer, de signer et de scanner des copies physiques. Par conséquent, toute personne souhaitant s'épanouir dans ses activités professionnelles ou universitaires doit apprendre à signer correctement un document envoyé par courrier électronique.

Comprendre les différents formats de fichiers

Les fichiers Word et PDF sont les deux types de fichiers les plus types de fichiers pour les documents. Alors que les documents Word sont plus adaptables et modifiables, les documents PDF sont généralement recommandés pour les documents formels qui doivent conserver leur formatage et leur conception.

Assurez-vous de disposer du logiciel nécessaire pour ouvrir et modifier le fichier lorsque vous recevez un document à signer. La majorité des ordinateurs sont équipés d'un logiciel intégré permettant d'ouvrir les documents PDF et Word. Toutefois, si vous souhaitez modifier le document ou ajouter une signature électronique, vous devrez peut-être télécharger un logiciel supplémentaire, tel qu'Adobe ou DocuSign.

Nous conseillons d'utiliser Artlogoqui offre une approche simple et transparente pour modifier et insérer des signatures numériques dans les documents, pour la procédure la plus rapide et la plus facile.

Il sera plus simple et plus efficace de signer un document envoyé par courrier électronique si vous connaissez les différents formats de fichiers et si vous disposez des logiciels nécessaires.

 

Options de signature numérique

Une fois que vous disposez du logiciel nécessaire, il est essentiel de comprendre les différentes options de signature électronique. Les signatures électroniques de base, les signatures électroniques avancées et les signatures électroniques certifiées sont les trois principales catégories.

La signature électronique la plus élémentaire est aussi facile à créer que de taper son nom ou de télécharger une image de sa signature. Pour garantir l'intégrité de la signature, les signatures électroniques avancées nécessitent des mesures de sécurité supplémentaires telles que la protection par mot de passe ou des identifiants numériques distinctifs. La signature électronique la plus fiable et la plus légitime est la signature qualifiée, qui nécessite un certificat délivré par un fournisseur reconnu.

Tenez compte du niveau de sécurité et de la validité du document requis lorsque vous décidez du type de signature électronique à utiliser. Les signatures électroniques avancées conviennent à la majorité des besoins universitaires et professionnels. Toutefois, une signature électronique qualifiée peut s'avérer nécessaire pour les documents plus importants ou plus sensibles.

Comment signer un document envoyé par courrier électronique, étape par étape

Étape 1 : Ouvrez l'e-mail contenant le document à signer.

Étape 2 : Télécharger et ouvrir le document à l'aide du logiciel approprié.

Étape 3 : Examiner le document pour s'assurer que toutes les informations sont exactes et complètes.

Étape 4 : Déterminez le type de signature électronique requis et choisissez l'option appropriée.

Étape 5 : Si vous utilisez une signature électronique de base, tapez votre nom ou téléchargez une image de votre signature dans le champ approprié.

Étape 6 : Si vous utilisez une signature électronique avancée, suivez les invites de la boîte à outils pour ajouter des éléments de sécurité supplémentaires tels qu'un mot de passe ou un identifiant numérique.

Étape 7 : Si vous utilisez une signature électronique qualifiée, assurez-vous que vous disposez du certificat nécessaire délivré par un fournisseur accrédité avant d'ajouter votre signature.

Étape 8 : Enregistrez le document signé et faites-en une copie pour vos dossiers.

Étape 9 : Renvoyez le document signé à l'expéditeur comme indiqué dans le courrier électronique.

Vous pouvez signer facilement et en toute confiance un document envoyé par courrier électronique en suivant ces instructions. N'oubliez jamais de sélectionner le type de signature électronique approprié en fonction du niveau de sécurité et de la validité juridique requis pour le document. Il est possible de signer rapidement et efficacement un document envoyé par courrier électronique si l'on dispose de l'équipement et des compétences nécessaires.

Conseils pour un processus de signature sans heurts

Pour que le processus de signature se déroule sans heurts, voici quelques conseils supplémentaires à garder à l'esprit :

  1. Assurez-vous que vous disposez du logiciel nécessaire pour ouvrir et signer le document. Si vous ne disposez pas du logiciel adéquat, vous devrez peut-être le télécharger ou demander à l'expéditeur de convertir le document dans un format différent. Artlogo, Signnow et Signeasy offrent tous la possibilité de signer des documents en douceur.
  2. Lisez attentivement les instructions pour vous assurer que vous signez correctement le document. Si vous avez des questions ou des inquiétudes, n'hésitez pas à contacter l'expéditeur pour obtenir des éclaircissements.
  3. Si vous utilisez une image de votre signature, assurez-vous qu'elle est claire et lisible. Si ce n'est pas le cas, vous devrez peut-être créer une nouvelle image de votre signature ou signer le document en utilisant une méthode différente.
  4. Vérifiez à nouveau que vous avez signé et enregistré correctement le document avant de le renvoyer à l'expéditeur. Vous éviterez ainsi tout retard ou toute erreur dans le processus de signature.
  5. Plugins : Envisagez d'utiliser des plugins tels que DocuSign ou Adobe Sign pour un processus de signature plus efficace et plus sûr. Ces plugins permettent non seulement d'apposer des signatures électroniques, mais offrent également des fonctionnalités telles que des rappels automatiques et le suivi des documents.

En suivant ces conseils et le guide étape par étape présenté ci-dessus, vous pouvez signer en toute confiance un document envoyé par courrier électronique et vous assurer qu'il est juridiquement contraignant et sécurisé.

Comment puis-je dessiner ma signature numériquement ?

Si vous préférez dessiner votre signature numériquement, Artlogo est un excellent choix. Cette plateforme en ligne propose des signatures uniques réalisées par des calligraphes et des designers qualifiés.

Avec Artlogo, vous pouvez soit obtenir une signature professionnelle signature manuscrite soit dessiner votre propre signature sur un ordinateur, une tablette ou un appareil mobile. L'équipe de calligraphes, de designers et de conseillers en marques se met au travail dès que vous soumettez votre commande accompagnée de tous les détails nécessaires et/ou d'exemples de signatures. Le résultat est une signature 100 % manuscrite, unique en son genre, qui peut être utilisée pour la création d'une marque, la signature de documents et la signature d'e-mails, entre autres.

Votre signature numérique aura plus de chances d'être acceptée comme signature légitime pour des documents juridiques ou des courriels importants si elle apparaît soignée et professionnelle grâce à l'utilisation d'un outil comme Artlogo. En outre, développer votre propre marque et vous démarquer de vos pairs ou collègues peut vous aider à créer une marque distinctive et mémorable.

Comment puis-je partager mon document électronique une fois qu'il est signé ?

Il est temps de renvoyer le document à l'expéditeur ou au destinataire après l'avoir signé. Voici comment envoyer un courriel avec votre document signé en pièce jointe :

  1. Enregistrez le document signé sur votre ordinateur ou votre appareil.
  2. Ouvrez votre client de messagerie et créez un nouveau message.
  3. Joignez le document signé au courriel en cliquant sur l'icône "Joindre" ou en faisant glisser le fichier dans le corps du courriel.
  4. Ajoutez une ligne d'objet et tout message ou note nécessaire au destinataire.
  5. Vérifiez que le document joint est le bon et qu'il porte votre signature.
  6. Cliquez sur "Envoyer" pour terminer la procédure.

Puis-je imprimer mon document électronique et le signer avec un stylo ?

Votre document électronique peut être imprimé et signé à l'aide d'un stylo. Toutefois, cela annule l'intérêt de la signature électronique d'un document et peut ne pas être autorisé dans certaines circonstances. Il est préférable de toujours vérifier auprès de l'expéditeur ou du destinataire si une signature physique sur papier est nécessaire ou si une signature numérique suffit. Imprimez le document, signez-le avec un stylo si une signature physique est nécessaire, scannez-le, puis renvoyez-le à l'expéditeur ou au destinataire.

Problèmes courants rencontrés lors de la signature de documents envoyés par courrier électronique

L'une des erreurs les plus fréquentes consiste à envoyer un courrier électronique sans y joindre le document signé. En vérifiant que le document joint est bien la version signée, cette erreur peut être facilement évitée.

L'absence de logiciel ou d'instruments appropriés pour signer le document électroniquement est un autre problème potentiel. Il est essentiel d'envisager toutes les options possibles dans cette situation, comme l'utilisation d'un programme tel qu'Artlogo ou la demande à l'expéditeur ou au destinataire d'une signature physique.

Enfin, il est essentiel de confirmer que le document signé est la bonne version et que toutes les modifications ont été apportées avant la signature. Il est toujours bon de lire attentivement le document avant de le signer et de le renvoyer afin d'éviter tout malentendu ou problème potentiel.

La signature d'un document envoyé par courrier électronique présente-t-elle des risques ?

Oui, la signature d'un document envoyé par courrier électronique comporte des risques. L'un d'entre eux est que le document peut être piraté ou intercepté pendant sa transmission. Cela pourrait compromettre la sécurité de votre signature. Le document peut être modifié après la signature, ce qui peut avoir de graves conséquences juridiques ou financières.

Pour limiter ces risques, il est important d'utiliser des services de courrier électronique sécurisés et de ne signer que des documents dont vous avez vérifié la légitimité. L'utilisation d'un logiciel de signature numérique avec cryptage et authentification est fortement conseillée pour maintenir l'intégrité des documents signés.

En tant que professionnel ou étudiant, il est important de faire preuve de prudence et de diligence lors de la signature de documents envoyés par courrier électronique afin de protéger vos intérêts personnels et professionnels.

Conclusion

En conclusion, la signature électronique d'un document est une procédure simple qui nécessite une planification et une exécution minutieuses. Vous pouvez vous assurer que votre signature électronique est correctement jointe au document et que celui-ci est renvoyé au destinataire sans problème en suivant les étapes décrites ci-dessus. Examinez toujours deux fois le fichier joint et demandez à l'expéditeur ou au destinataire si une signature physique ou numérique est nécessaire. Vous montrerez ainsi votre compétence et votre professionnalisme en tant qu'homme d'affaires ou étudiant.

Réflexions finales

Lorsqu'il s'agit de signer des documents électroniques, vous voulez vous assurer que cela se fait en toute sécurité et avec une touche personnelle. C'est pourquoi Artlogo intervient. Nos services s'adressent aux étudiants et aux professionnels du monde entier qui souhaitent laisser une impression durable à chaque fois qu'ils signent. Nous sommes fiers de vous aider à créer votre propre signature manuscrite et à laisser une marque sur tous vos documents importants. Ne vous contentez pas d'une signature insipide, utilisez Artlogo et signez en toute confiance dès aujourd'hui !

Sources

  1. https://phrasee.co/news/a-brief-history-of-email/
  2. https://connective.eu/electronic-signatures-contribute-to-sustainability/
  3. https://www.computerhope.com/issues/ch001789.htm

    Article rédigé par

    Cynthia Post, experte en marketing et en stratégie de marque

    Artlogo

    Cynthia est une professionnelle chevronnée du marketing, avec plus de dix ans d'expérience en gestion dans les plus grandes entreprises mondiales. Elle a aidé des entreprises à prospérer et à augmenter leurs ventes tout au long de sa carrière après avoir obtenu son diplôme de la еру London School of Economics avec mention. L'image de marque, qui comprend à la fois le marketing et le design, est sa plus grande passion qui l'a maintenue dans le club des 5 heures du matin au cours des 7 dernières années. Elle se concentre sur les détails, les nouvelles solutions et les tendances du secteur.

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    Fabien Bonabaud
    2 revues  Localisation CH
    Il y a 17 heures
    Des signatures bien conçues et un bon service à la clientèle

    Je ne savais pas à quoi m'attendre mais ArtLogo a créé un logo inspirant pour mon entreprise de vin dans un délai assez court, et ils ont été très réceptifs à mes demandes de changement. Le service client est poli et très réactif. Je recommande sans hésiter !

    Date d'achat: 04 février 2025
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    Sofie Blanckaert
    1 bilan  Localisation BE
    il y a 5 jours
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    Artlogo a fait un travail formidable en créant ma signature et mes initiales pour mon entreprise Sofie B. Light Art. En tant qu'artiste, j'avais besoin que les initiales soient imprimables sur un timbre pour signer mes peintures. La mise au point du logo s'est faite en 3 essais car le premier design était un peu trop chargé mais ils ont compris le besoin de simplicité, de propreté et de reconnaissabilité. Le logo de ma signature était parfait après 2 tentatives. L'équipe d'Artlogo a toujours eu un bon retour d'information. Ils mettent vraiment en œuvre vos commentaires. J'ai même demandé une date limite et ils l'ont respectée ! La fonction watermarq sur leur site est également très pratique à utiliser ! Je les recommande vivement ! Merci ARTlogo !

    Date d'achat: 29 janvier 2025
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    Caroline Jensen
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    Daniel Gimmer
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    Guy Corl
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    Date d'achat: 11 janvier 2025
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    Richard de Kock
    3 commentaires  Localisation GB
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    Elliot Barber
    2 revues  Localisation GB
    25 décembre 2024
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    Date d'achat: 20 décembre 2024
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    Daniel Holden
    17 commentaires  Localisation GB
    10 janvier 2025
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    J'ai été impressionné par la facilité d'utilisation du site web et par la gamme d'options disponibles. Ma maquette a été produite dans les délais impartis et était parfaite du premier coup.

    Date d'achat: 09 janvier 2025
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    Ronnie E.
    1 bilan  Localisation GB
    17 décembre 2024
    Je suis journaliste de voyage et je travaille maintenant...

    Je suis journaliste de voyage et je travaille actuellement sur mon propre livre. Je viens de signer un contrat avec une agence d'édition. Je rêve grand et je me vois en train de donner des autographes lol. J'ai entendu parler d'Artlogo par un ami et j'ai décidé de tenter ma chance. L'équipe d'Artlogo est composée d'artistes professionnels qui réalisent de magnifiques signatures manuscrites dans différents styles de calligraphie. Je voulais quelque chose de court mais d'artistique et ils m'ont fait une fabuleuse signature autographe. J'ai également acheté des feuilles d'entraînement et j'ai maintenant l'impression que cette signature est la mienne depuis ma naissance. Cela vaut vraiment le prix.

    Date d'achat: 05 décembre 2024
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    Allen K. Mouzon
    2 revues  Localisation GB
    25 décembre 2024
    J'ai récemment acheté un logo avec...

    Récemment, j'ai acheté un logo avec différents ajouts chez Artlogo. J'ai personnellement apprécié le processus de commande, les révisions sont faciles à demander. Je n'ai eu besoin que d'une révision mineure. Le résultat est remarquable et j'utilise maintenant mon logo partout. C'est du bon travail !

    Date d'achat: 11 décembre 2024
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    Janine Shepard
    1 bilan  Localisation ÉTATS-UNIS
    8 janvier 2025
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    Lorsque j'ai demandé des modifications à la signature initialement créée, Artlogo a été très réactif et m'a donné une signature plus proche de mon style. Je l'ai déjà utilisée !

    Date d'achat: 02 janvier 2025
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    Harry Apikian
    1 bilan  Localisation CA
    20 décembre 2024
    Il enrichit la qualité de votre présentation

    C'est le deuxième logo signature que je reçois d'Artlogo. Je les utilise pour filigraner mes photos avant de les publier sur le net. Cela donne à votre travail un aspect professionnel et une plus grande valeur.J'ai reçu de nombreux compliments sur la beauté de ma signature.

    Date d'achat: 13 novembre 2024
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    Deborah B.
    2 revues  Localisation ÉTATS-UNIS
    4 décembre 2024
    Produit et service de qualité supérieure ! #BlownAway

    J'ai commandé mon deuxième logo et Artlogo a une fois de plus dépassé mes attentes. Leur générosité en termes de temps et d'efforts est tout simplement exceptionnelle. Non seulement ils possèdent d'excellentes compétences en matière de conception (ils travaillent avec vous jusqu'à ce que vous soyez satisfait du résultat), mais ils fournissent également une pléthore de fichiers pouvant être utilisés dans n'importe quelle capacité. Je ne peux pas imaginer un meilleur produit ou service !

    Date d'achat: 02 décembre 2024
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    Fabio Komlos
    1 bilan  Localisation ÉTATS-UNIS
    11 janvier 2025
    Très bon service à la clientèle et rapide...

    Très bon service à la clientèle avec des réponses rapides et des révisions dans un délai très court. Ils ont créé une signature très élégante et je suis très satisfait du résultat.

    Date d'achat: 10 janvier 2025
    ME
    Marcel Eisenwinder
    1 bilan  Localisation DE
    18 décembre 2024
    Je suis entièrement satisfait

    Je suis entièrement satisfaite, le processus s'est déroulé sans encombre, la signature est exactement comme je l'avais imaginée et mes souhaits personnels ont été pris en compte. Je ne peux que le recommander. Je vous remercie encore une fois. Jusqu'à la prochaine commande

    Date d'achat: 16 décembre 2024
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    Ben Wheeler
    1 bilan  Localisation ÉTATS-UNIS
    13 décembre 2024
    J'ai récemment créé mon propre studio de beauté...

    J'ai récemment créé mon propre studio de beauté et j'avais besoin d'un logo qui se démarque. Artlogo a créé un magnifique logo pour moi. Le premier essai n'était pas exactement ce dont j'avais besoin et ils ont fait des modifications tout à fait gratuitement. Il y avait aussi un dessin personnalisé que j'ai adoré. A recommander à 100%.

    Date d'achat: 03 décembre 2024
    CW
    Client
    4 commentaires  Localisation GB
    20 novembre 2024
    Impressionnant !

    On a parfois l'impression que le service à la clientèle et la touche personnelle sont un art en voie de disparition dans les entreprises, mais pas chez Artlogo ! J'ai été impressionné par leur travail et leur service à la clientèle depuis que j'ai commencé à faire appel à eux. Ils ont donné vie à mon logo en reflétant parfaitement l'identité de ma marque ! Leurs réponses rapides et leur volonté de répondre à mes questions sont impressionnantes ! N'hésitez pas à faire appel à Artlogo, vous serez également impressionné !

    Date d'achat: 19 novembre 2024
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    Peter Thorpe
    16 commentaires  Localisation AE
    5 décembre 2024
    1ère classe

    J'étais sceptique à l'idée de commander, mais je me suis lancée. Je dois dire que la communication a été excellente. La signature produite était de première classe, à tel point que je vais maintenant commander plusieurs autres accessoires qu'ils proposent. Je ne peux pas critiquer le service qui m'a été offert

    Date d'achat: 28 novembre 2024
    JM
    James M. Cordiero
    9 commentaires  Localisation ÉTATS-UNIS
    Mise à jour le 19 décembre 2024
    ARTLOGO - DES SIGNATURES MANUSCRITES ÉTONNANTES !!!

    Tout le monde sait qu'il est parfois difficile de commander en ligne... Sam et Tracy d'"Artlogo" ont été excellents. Ils ont fait des ajustements trois fois pour moi.Je ne les remercierai jamais assez pour leurs réponses rapides à tous les courriels. C'est l'une des meilleures entreprises avec laquelle j'ai eu affaire.Jim Chatham, MA

    Date d'achat: 05 décembre 2024

    Ce que disent nos clients à propos de Art Logo